Estos son los requisitos para facturación electrónica

Requisitos para facturación electrónica

El pasado mes de abril La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) estableció los requisitos para facturación electrónica a través de la Resolución 000030 del 29 de abril de 2019. Caber recordar que desde enero del presente año se ha iniciado la segunda fase de implementación, de ahí que hayan nuevas reglas y plazos para la aplicación de este sistema. 

Este nuevo dictamen derogó la Resolución 000001 de enero y modificó la 000020 de marzo 26 de 2019, dando a conocer los requisitos de validación previa en la expedición de esta factura y los mecanismos para su implementación. 

Es importante tener en cuenta que estos requisitos deben cumplirse a la hora de expedir las facturas electrónicas, pues de no hacerlo podría representar una multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas que no excedan el máximo de 950 UVT (unidad de valor tributario).

¿Cuáles son los cambios más representativos?

Uno de los cambios más notables que consigo trae la Resolución 0000030, es que antes de emitir una factura. ésta debe ser validada previamente por la DIAN, además cada documentos electrónico debe tener nombre del emisor y número de identificación tributaria (NIT), del vendedor o de quien presta el servicio. 

También debe mostrar la fecha y hora del momento en el que se genera la factura e indicar el modo de pago, entre otros aspectos. De no ser aprobada por la DIAN, se deberá corregir los errores y enviar de nuevo el documento. 

Habilitación de la factura

Los aportantes que lo hagan de manera electrónica, deben diligenciar previamente el formato electrónico dispuesto por la DIAN. Así mismo este procedimiento debe realizarse antes de expedir la factura electrónica y para ello se deben cumplir los siguientes requisitos para facturación electrónica establecidos en el Título III, Condiciones y Mecanismos Técnicos y Tecnológicos para la Implementación de la Factura Electrónica de Venta, de la Resolución 0000030 de 2019. 

1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, ingresando los datos e información como facturador electrónico y adquirente electrónico; con la citada inscripción queda incluido en el catálogo de participantes. 
   
2. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, el o los medios a través de los cuales cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:
   
   – Un desarrollo informático propio o adquirido.
   – Al servicio gratuito para la generación, validación, transmisión, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). 
   – Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.
    
3. Una vez seleccionado el o los medios, se procederá a registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior.
   
4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica. 

Dentro de los requisitos cabe mencionar que para que la factura sea válida es imprescindible que haya un código Cufre que debe ser visualizado por medio un de un código QR. 

Generación de la factura

Cuando se haya cumplido con el proceso de habilitación y sea necesario expedir la factura, la empresa o proveedor tecnológico deberá generar la información que aparecerá en la factura. Esta información es la que anteriormente mencionamos (nombre del emisor y número de identificación tributaria (NIT), del vendedor o de quien presta el servicio, fecha y hora del momento en el que se genera la factura e indicar el modo de pago, entre otras). 

Transmisión de la factura

Una vez se genere la factura electrónica, el sistema  debe notificar ante la DIAN los documentos anexos como notas de crédito o débito entre otros soportes. El anterior proceso debe tener los aspectos técnicos y tecnológicos predispuestos por la ley. 

Para más claridad y tener completos los requisitos para facturación electrónica dispuestos en la Resolución 0000030 del 29 de abril de 2019 puede hacer click aquí. 

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