La facturación en línea en el fortalecimiento de las organizaciones

Así podrás elegir el proveedor tecnológico para emitir tus facturas electrónicas
20 June, 2019
Facturación en línea

Facturación en línea

La facturación en línea es el proceso que le permite a muchas empresas agilizar un buen número de tareas administrativas y contables, a la vez que fortalece la sostenibilidad de las mismas. Este proceso consiste en generar facturas electrónicas a través de un aplicativo tecnológico, bien sea implementado en las organizaciones o mediante un proveedor tecnológico, quien se encargará de todas las demandas tecnológicas que dicho proceso requiere.

Desde el año 2018, cuando la DIAN mediante la resolución 030 ratificó la obligatoriedad a los grandes contribuyentes sobre la emisión de la factura electrónica y para otras empresas de manera paulatina desde este año, se ha hablado de la forma cómo deben fortalecerse las organizaciones en términos tecnológicos o seleccionar un proveedor autorizado por la misma DIAN.

Respecto a lo anterior, la DIAN ha autorizado a cerca de 70 firmas dedicadas al tema, la cuales cuentan con todas las garantías tecnológicas para apoyar la implementación de la facturación en línea. Es importante señalar que las empresas son autónomas en elegir si desarrollan su propio software o si contratan los servicios de un proveedor tecnológico autorizado.

Proveedores tecnológicos

La facturación en línea supone un apoyo tecnológico que solo pueden dar los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN. A la fecha de este texto, en la lista de la entidad aparecen 70 proveedores tecnológicos con la debida autorización.

Al respecto, la autorización solo se da cuando el proveedor cuenta con la capacidad tecnológica y con un robusto sistema de gestión y seguridad de la información. Además, debe contar con un patrimonio líquido de 20.000 UVT (unidad de valor tributario) y activos fijos mayores a 10.000 UVT. 

Es importante aclarar que ningún proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la implementación de todo el proceso de facturación en línea válida la emisión de facturas, en este caso es la misma entidad la que se encarga de dicha tarea.

Cabe resaltar que la DIAN desarrolló un servicio web para que las empresas cuyo objeto es la implementación de la factura electrónica y por tanto permitir la facturación en línea, envíen notas con información ficticia, bien sean débito y crédito con el fin de revisar que se acondicionan a los requisitos técnicos expuestos por la entidad. 

Con todo lo expuesto, la DIAN le garantiza a las empresas transparencia y calidad para el cumplimiento de lo previsto en temas de la facturación en línea.

Ventajas de la facturación en línea

No cabe duda que en la medida que una organización sistematiza sus procesos y hace de la tecnología su principal aliado, la eficiencia en los procesos mejora sustancialmente. Quizás la inversión en un principio sea un poco alta, pero las ganancias en todos los aspectos es evidente. Este es el caso de la facturación en línea que plantea varias ventajas para una empresa.

En primer lugar, permite que la administración de las transacciones, movimientos y comunicación sea confiable y segura en tiempo real y, de la misma manera, hace que la información esté disponible cada vez que se necesite.

De igual manera, luego de que la implementación tecnológica sea una realidad o igual si han contratado los servicios de un proveedor, se puede tener acceso a clientes, proveedores, inventarios y desde luego, a las facturas que para el caso son los documentos claves de todo este proceso, desde cualquier ordenador, incluso desde una tableta o un celular.

Ahora, en temas de comunicación y relaciones con proveedores y compradores, la facturación en línea, permite que se lleve de la mejor manera porque se agiliza el tiempo de respuesta en la atención y pagos, en la simplificación de datos y en el respaldo de los documentos.

De igual manera, es importante recalcar que cada una de las transacciones son verificadas y aprobadas en poco tiempo por parte de la DIAN, garantizando el respaldo en temas tributarios en el cumplimiento de las obligaciones de cada una de las empresas.

Por último, todos estos procesos impulsados y propuestos por la DIAN, también cuentan con el apoyo de la CCCE, Cámara Colombiana de Comercio Electrónico, a la que se encuentran afiliados los proveedores tecnológicos autorizados. La CCCE junto con todos sus aliados trabaja permanentemente para que la implementación de la factura electrónica se lleve adelante de la mejor manera.

Es indudable que el proceso de facturación en línea le permitirá a las empresas avanzar en términos de pronta respuesta en la atención a proveedores y clientes, estrechando sus relaciones, mejorando tiempos, logrando eficiencia y eficacia, fortaleciendo sus sostenibilidad y garantizando a la DIAN a sus aliados comerciales el cumplimiento en cuanto a sus obligaciones tributarias.

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