La factura electrónica obligatoria le podría hacer ahorrar hasta un 84% en costos

Facturación en línea
La facturación en línea en el fortalecimiento de las organizaciones
29 July, 2019

Factura electrónica obligatoria

Factura electrónica obligatoria

La factura electrónica obligatoria más que un medio de fiscalización se ve como el futuro de la documentación digital empresarial, es la manera para que las pequeñas, medianas y grandes empresas se consoliden en un mercado cada vez más tecnificado y digitalizado. 

El objetivo de esta herramienta, que desde Septiembre de 2018 es obligatoria para los Grandes Contribuyentes, pretende ser el único documento de soporte para las transacciones que impliquen ventas de bienes y servicios. 

La intención de implementar este sistema es direccionar al país y a las empresas a un mundo y lenguaje universal de intercambio de documentos electrónicos, como en el que convergen compañías de Europa y Estados Unidos, y América Latina.

Con la factura electrónica obligatoria se eliminarían las barreras de comunicación y entendimiento empresarial permitiendo que el intercambio de documentación sea más rápida y transparente. 

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Los beneficios de este sistema van más allá de cumplir con una obligación. Con la inclusión de la factura electrónica las empresas podrán ahorrar hasta un 84% en los costos de impresión, así lo ha revelado un estudio que asegura que mientras  una factura física puede valer 3.000 pesos, la electrónica no costaría más de 500 pesos.

Asi mismo, en el estudio se destaca que en ese porcentaje no están incluidos otros gastos como el almacenamiento, búsqueda, producción y envío de facturas. Además de este ahorro, con la factura electrónica obligatoria puede aumentar en un 60% la eficiencia.

Facturar electrónicamente hace más eficiente el proceso de recaudo de cartera, servicio al cliente y logístico, pues a nivel de tiempos de entrega se tardarían unos pocos segundos en entregarle a un cliente una factura electrónica mientras que la física el tiempo se extiende a días. 

Cuando se trata de recibos de exportación las ventajas son mayores, pues el costo que puede llegar a tener una cuenta en papel puede alcanzar los 50 dólares y para hacerla llegar al cliente puede tomar entre uno y tres días. 

Cabe mencionar que estas reducciones no serán tan representativas en empresas con bajo volumen de facturación, en algunos casos esos costos podrían aumentar por lo que es recomendable que cada compañía revise y analice la viabilidad de implementar el sistema. 

Consejos para implementar este sistema en tu empresa

Todo cambio requiere un proceso de adaptación y con la llegada de la facturación electrónica obligatoria todas las empresas deberán gestionar cada paso para la implementación de este sistema. 

Y es que pasar de un proceso físico a uno digital no es sencillo, se requiere de tiempo y paciencia. Uno de los primeros pasos a tomar es diagramar los procesos llevados a cabo en una factura física para luego traspasarlo al ambiente digital.

Se recomienda crear un equipo de trabajo especializado en este tema y la mejor manera es buscar asesoría experta en facturación electrónica para que capaciten a los integrantes de ese nuevo grupo en el nuevo circuito digital. Realizar una gestión del cambio con los encargados del flujo de facturación (contadores, facturadores etc.) para capacitar dentro de la empresa al resto del personal. 

Cuando esté buscando el programa, asegúrese adquirir un sistema ERP o PYME que garantice la gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del flujo de intercambio de documentos y herramientas que permitan almacenar e imprimir el historial de cualquier factura. Cualquiera de los dos sistemas (ERP o PYME) debe permitir moldear y adaptar los pasos físicos en un flujo de intercambio de documentos digitales. 

Algo bastante importante y que no se puede pasar por alto es la firma digital, pues esta es la única que da validez, integridad y autenticidad a cualquier documento electrónico. 

Por último, cuando esté en la búsqueda del software o del proveedor del sistema la clave está en dar con una compañía que lo asesore y acompañe durante todo el proceso de facturación electrónica, de este modo se pueden evitar sobrecostos. 

Si estas necesitando un proveedor del sistema de facturación electrónica en Dispapeles lo ayudaremos a implementar este software de carácter obligatorio para los grandes contribuyentes. Para más información visítenos en: https://dispapeles.com/.

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