x

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt

Funcionalidades módulo de recepción de documentos electrónicos y no electrónicos

Con la expedición de la Resolución 00085 de 2022 se ratifica que a partir del próximo 13 de julio de 2022, los compradores que adquieran bienes y/o servicios con pago a plazo, deben expedir el acuse de recibo de la factura de venta y el aviso de recibo de las mercancías y/o servicios de forma electrónica, transmitirlo para validación a la DIAN.

De no dar cumplimiento a la norma, el adquiriente no podrá deducir costos y gastos, así como descontar impuestos (IVA).

Aprovechando todo el proceso de facturación electrónica y ante la necesidad de automatizar los procesos de recepción de facturas, electrónicas y no electrónicas, DISPAPELES expone a sus clientes una solución integral, a fin de mejorar los procesos de recepción de facturas, cuentas por pagar, facturas rechazadas y aprobaciones de pago.

Para esto hemos creado el módulo de recepción en la plataforma de Fact-e, en ella se encuentra automatizado el proceso de recepción de facturas electrónicas las cuales se leen a través de un correo de recepción previamente configurado y como complemento para las facturas no electrónicas, contamos con la funcionalidad Adquirientes y Proveedores en las cuales los proveedores no electrónicos podrán cargar su facturación llegando a una única plataforma con toda la facturación.

 

Ventajas de la Plataforma

El flujo de recepción funciona como un sistema integrado, automatizando el trámite de las facturas basado en el flujo de recepción estándar o personalizado establecido por cada cliente. El portal Fact-e cuenta con la opción de notificar a cada usuario que este asociado a las determinadas áreas del flujo de recepción asegurando de esta manera que el usuario tenga conocimiento de sus nuevas facturas pendientes y de la misma manera asegurar que el proceso no se detenga. Cada factura cuenta con su historial de gestión para garantizar la transparencia y trazabilidad en cada interacción de las facturas. Dispapeles con el módulo de recepción, contribuye con el medio ambiente y desarrollo sostenible reduciendo en un gran porcentaje la cantidad de impresiones para la facturación.

Funcionalidades

Cumplimiento del artículo 13 de la ley 2155 de 2021 y resolución 085 de 2022: Acuse, aceptación (expresa o tácita), reclamo, recibo bien o servicio a las facturas electrónicas de venta.
Realizar validaciones automáticas como, por ejemplo, rechazar una factura si no tiene orden de compra.
Agregar componentes en las áreas de gestión de acuerdo con la necesidad. Por ejemplo, el Área de compras requiere la opción de upload para subir archivo y una caja de texto para realizar una anotación, pero, Almacén solo requiere un botón que permita indicar si se cumple o no con los requisitos de la mercancía.
Notificaciones a los usuarios de cada área de gestión indicando las actividades pendientes por atender.
Radicar documentos electrónicos y no electrónicos en caso de contingencia.
Work Flow (asignar gestiones de documentos a usuarios definidos).
Consultar documentos acuerdo con el tipo de documento, fecha de radicación o emisión, proveedor o algún parámetro personalizado.
Automatizar el proceso, garantizando el pago a proveedores.
Los proveedores podrán ver el estado de sus facturas gracias al flujo que pueden ver desde el módulo de proveedores que está disponible para su uso.
Integrar al ERP de cada cliente de manera automática la información que se requiera, siempre y cuando dicha información esté contemplada dentro del XML de la factura electrónica que se reciba por parte de los proveedores. Esto se da gracias a que los servicios expuestos por Dispapeles para recepción pueden ser consumidos por el cliente y así actualizar su sistema de información.
Podrán comparar la información que está en el XML contra la representación gráfica, gracias al visor que muestra en una misma pantalla ambos documentos.
Podrá realizar acuse de facturas y/o recibo de mercancía de manera automática si lo requiere, de esta manera podrá optimizar sus procesos y dar cumplimiento a la exigencia de la DIAN
Tener reporte de los documentos recibidos.
Parametrizar varios flujos de trabajo para una misma empresa y cada flujo de trabajo puede estar atado a un correo diferente.
Parametrizar varios flujos de trabajo para una misma empresa y cada flujo de trabajo puede estar atado a un correo diferente.

Proceso de recepción de documentos 

El proceso de recepción de Dispapeles consiste en permitirle al cliente realizar la gestión de sus documentos electrónicos por medio de un portal web, utilizando un flujo de trabajo. El cliente utilizando este flujo (diseñado para cumplir sus necesidades) puede gestionar el documento para que los diferentes actores puedan “dar su visto bueno” durante el proceso de gestión de la factura.

El flujo de trabajo permite gestionar el documento de acuerdo con las necesidades del cliente como se mencionó anteriormente, pero para que este pueda ser utilizado, el cliente debe alimentar de documentos dicho flujo, para esto Dispapeles ofrece dos canales de carga de documentos: el portal de proveedores y un buzón de correo electrónico (perteneciente al cliente).