¿Por qué usar la facturación electrónica en mi empresa?

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facturación electrónica

Facturación electrónica

La facturación electrónica ha cobrado gran relevancia en los últimos años a nivel corporativo por muchos factores, entre los cuales se destaca el cuidado al medio ambiente y la optimización de tiempo y dinero. Quieres saber qué es, cómo funciona y cómo es la forma adecuada de implementarla en tu organización, no dejes de leer lo que viene a continuación.

Para empezar es preciso saber qué es una factura electrónica, de acuerdo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)  ”es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación”

En este sentido, podemos decir que la finalidad y las características de una factura electrónica son las mismas que las de una en papel, por lo que no generaría ningún aspecto negativo en el área contable de una organización.

¿Por qué implementarla?

Aunque la facturación electrónica tenga la misma finalidad, trae consigo varios beneficios, como la reducción de errores humanos, ya que se convertiría en un sistema de generación automática.

Otro de los grandes beneficios y como lo decíamos algunos párrafos arriba, es la reducción en el consumo masivo de papel, se evitará que las papeleras estén llenas hasta el borde con infinidad de facturas erradas.

Estamos justo en la época de la transición de lo físico a lo electrónico, cada día aparecen nuevas herramientas para hacer más simples ciertos trabajos, ya se ha facilitado la forma de coger el transporte a diario, se ha automatizado la forma de hacer mercado, ya no es obligatorio ir al supermercado y hacer largas filas.

Por su parte, el sector empresarial también ha disfrutado del dulce sabor de la tecnología, como la automatización en el servicio al cliente por medio de chatbot o las comunicaciones internas por medio de redes sociales, hoy por hoy, el nuevo software para la facturación electrónica llega pisando fuerte.

El software de facturación nos permitirá tener todas las facturas en un mismo lugar y de manera mucho más organizada, allí podremos hacer búsquedas de manera más simple en comparación a la forma de antes, cuando debíamos buscar folder por folder, archivo por archivo.

¿Cómo implementar este software?

En la tecnología como en la vida, es mejor dejar en manos de expertos los temas en los que no tenemos mucho conocimiento para evitar errores, hay que dejar en manos de un proveedor tecnológico la implementación de este software.

A continuación el paso a paso para la implementación de un software de facturación electrónica:

– Lo primero que debemos hacer es estudiar la posibilidades y las ventajas que traerá esta automatización a nuestra empresa

-Tomar la decisión. Aunque parece un punto obvio, debemos hacer énfasis en que no será una tarea fácil implementar un nuevo sistema de facturación.

-Luego de esto debemos buscar un proveedor tecnológico que cumpla con las necesidades de nuestra empresa. Para este punto debemos estudiar varias posibilidades para tomar la mejor decisión.

-El siguientes paso es registrarnos ante la DIAN como facturador electrónico y registrar de la misma forma a nuestro proveedor tecnológico, haciendo énfasis en el tipo de herramienta que se va a utilizar, para evitar fraudes o estafas por plataformas no autorizadas.

-Luego debemos esperar a que la DIAN nos notifique la aprobación de la solicitud para proceder con la gestión.

-Para evitar que la numeración de la facturación no se vea afectada, debemos hacer una solicitud ante la misma entidad para que nos asignen la misma secuencia de números que usa normalmente nuestra compañía.

-El siguiente paso es configurar el software que se va a implementar para gestionar la facturación electrónica, esto lo hará directamente el proveedor tecnológico, quién además deberá brindar capacitaciones completas a las personas o el área encargada de facturación en nuestra empresa.

Adicional deberá brindarnos soporte técnico continuo en caso de que se presente algún inconveniente. Por lo que debemos tener particular cuidado con la escogencia del proveedor, ya que hará parte de nuestro equipo.

La facturación es un trabajo arduo que se debe realizar con sumo cuidado a diario, ya que con las facturas se hacen los diferentes cobros de los servicios o productos que ofrecen las compañías, razón por lo que debemos tener particular cuidado en la generación de facturas sin errores y en el menor tiempo posible, justo por esta razón la facturación electrónica sería una excelente desición.

Busca siempre la mejor opción para manejar la facturación electrónica de tu empresa, este es un factor de gran importancia para contabilidad de toda organización, si deseas obtener más información, no dudes en ingresar al siguiente link: https://dispapeles.com/

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